1. Hoe zoek je in de databank?

Je kan op drie manieren zoeken in de databank: vrij zoeken, uitgebreid zoeken en via de boomstructuur.

1.1. Vrij zoeken

In deze zoekregel (links bovenaan) kun je bijvoorbeeld een naam, een voornaam, een jaartal, een plaatsnaam of een ander woord ingeven. Je zoekt dan doorheen alle bronnen die in de databank opgenomen zijn.

1.2. Uitgebreid zoeken

Wie gerichter wil zoeken, gebruikt best ‘Uitgebreid zoeken’. Hier maak je een keuze tussen de verschillende bronnen in de databank. Daarna is het mogelijk om je zoekopdracht nog verder te verfijnen. Zo kan je bijvoorbeeld binnen een bepaald type bron op naam, voornaam of datum zoeken. Bij de notariële protocollen is verfijning op notaris mogelijk, bij de cijnsboeken op instelling. Voor die laatste twee bronnen bestaat ook de mogelijkheid om op inventarisnummer te zoeken. Bij de akten van de burgerlijke stand is er dan weer de keuze tussen geboorte-, huwelijks- en overlijdensakten. Voor de weeskamer is het mogelijk om op huisnamen te zoeken. Bij de parochieregisters is verfijning op parochie mogelijk. En zo zijn er nog verschillende mogelijkheden naargelang het type bron. Je kan dus naar hartenlust je zoekopdracht verfijnen. Let wel op: combineren van zoektermen binnen één veld is bij 'Uitgebreid zoeken' niet mogelijk.

1.3. Boomstructuur

Wie dat wenst kan ook via een boomstructuur zoeken. Je vindt deze uiterst links. Door op de pijltjes te klikken, open je een bron. Hetzelfde gebeurt als je dubbelklikt op de naam van een bron.

2. Hoe bekijk je de zoekresultaten?

Als er bestanden zijn die aan jouw zoekterm(en) voldoen, dan verschijnen de resultaten per tien op het scherm. Klik onderaan op ‘Volgende’ om naar de overige zoekresultaten te gaan, via ‘Vorige’ keer je terug. Het is mogelijk om meer dan tien zoekresultaten weer te geven.

• Misschien heb je wel te veel zoekresultaten? Geen nood, links is het mogelijk om verder te verfijnen.
• Een bestand raadplegen doe je door de resultaatregel in kwestie aan te klikken. Daarna opent de boomstructuur aan de linkerkant en verschijnt de scan met het gevraagde bestand in de viewer, centraal op het scherm.
• Je hebt bij elke scan de mogelijkheid tot reactie, namelijk rechts onder de gekoppelde data.
• Nog deze tip: indien je via 'Uitgebreid zoeken' geen resultaten krijgt en meteen via de boom een bestand open klikt dan blijft het zoekscherm van 'Uitgebreid zoeken' staan. Om dit scherm weg te krijgen en het geopende bestand maximaal te zien klik je even op 'Terug naar zoeken' of ‘Naar uitgebreid zoeken’.

3. Hoe druk je akten af?

• Klik uiterst rechts bovenaan op het printicoontje (‘Akte printen’).
• Registers burgerlijke stand: Klik op de akte (wordt wit in plaats van lichtblauw) en vervolgens op het printicoontje. Indien de akte over twee pagina’s verspreid staat, moet je eerst de eerste pagina afdrukken. Vervolgens ga je naar de volgende pagina (via het 'handje' als het op dezelfde scan is of via de boomstructuur om de volgende scan te openen). Daarna klik je op de knop 'Kies printzone' links onder de schuifbalk van de beeldgrootte. Er verschijnt een kader met rode stippellijnen. De grootte van dit kader rek je horizontaal en verticaal uit totdat je de volledige printzone hebt afgebakend. Je zorgt best ervoor dat je het formaat hebt van een staande of liggende A4. Het kader kan je verplaatsen door er midden in te gaan staan tot er een witte pijl verschijnt. Hou dan de linkermuisknop ingedrukt en versleep het kader naar de gewenste plaats. Daarna klik je op het printicoontje en wordt de geselecteerde printzone afgedrukt.

4. Hoe sla je akten op in je eigen dossier?

Handig is de mogelijkheid om bestanden op te slaan in dossiers (je kan voor verschillende families een dossier aanmaken). Klik op de akte en daarna rechtsboven in de viewer op het icoontje 'Bestand toevoegen aan Mijn Dossier’. Vul de naam van het dossier en van de akte in en klik dan op ‘Dossier toevoegen’ en tot slot op ‘Bevestigen’. Hou er rekening mee dat indien een akte over twee pagina's/scans is verspreid, je beide beelden moet opslaan om de volledige akte in je dossier te hebben. Wanneer je een akte wil toevoegen aan een bestaand dossier doe je hetzelfde maar hoef je niet op het icoontje 'Bestand toevoegen aan Mijn Dossier’ te klikken, enkel op ‘Bevestigen’. De opgeslagen dossiers raadpleeg, wijzig of verwijder je via ‘Mijn dossiers’ bovenaan in het hoofdmenu.

5. Niets gevonden?

Indien je zoekactie geen resultaten oplevert kan dit verschillende redenen hebben. We geven je graag de volgende tips mee:

• Als je niet volledig zeker bent van je zoekterm gebruik je best een asterisk (*) of vraagteken (?) in de plaats van de letters waar je niet zeker van bent. Dit kan zowel bij het begin en/of het midden en/of het einde van de zoekterm. Bijvoorbeeld: hendri* als je twijfelt tussen Hendrickx en Hendrix of *w?uwer (voor Van de Wauwer, Vande Wauwer, Van der Wouwer, ...). Een asterisk (*) vervangt meerdere letters, een vraagteken (?) slechts één letter. Bij twijfel over diakritische tekens (voorbeeld ç in François) gebruik je steeds een vraagteken. Bijvoorbeeld: Fran?ois. Nog dit: gebruik bij het zoeken met een asterisk (*) of vraagteken (?) geen hoofdletters maar kleine letters.
• Het systeem maakt gebruik van synoniemen. Een voorbeeld: als je op Jan zoekt, krijg je ook mensen met de naam Jean of Joannes tussen de zoekresultaten. Als je iets tussen dubbele aanhalingstekens plaatst, bekom je enkel resultaten waar de zoekterm in voorkomt (eventueel als een deel van het resultaat. Bijvoorbeeld: zoeken op "Viaene" zal De Viaene opleveren maar nooit Viane). Let op uitzondering op de dubbele aanhalingstekens zijn de volgende stopwoorden: de, den, van en vanden. Die worden altijd in de resultaten weergegeven.
• Je kan ook zoektermen combineren. De resultaten verschijnen in volgorde van het dichtst aanleunen bij de zoekterm(en). Bijvoorbeeld: Miseur Anna. Eerst krijg je de akten waarin zowel de naam Miseur als de voornaam Anna voorkomen, daarna de akten met enkel de naam Miseur en tenslotte die met de voornaam Anna. Indien je Anna Miseur ingeeft, wordt dit omgedraaid.
• Het komt frequent voor dat mensen denken dat hun voorouders van Mechelen waren terwijl dat eigenlijk pakweg Mechelen-aan-de-Maas of Machelen was.